業務効率化やタスク管理の方法について、特に権威のある人から紹介されると、それがいいものに思えてしまうことありますよね。ただ、必ずしも導入してみてもそれがいいとは限りません。じゃあ、どうしたらいいか、考えてみます。

やっぱり、業務効率化等は。、その人の置かれている状況や性格でうまくいくかいかないか、というのは分かれてきます。例えば、スケジュール管理であれば、紙の手帳を使う人もいれば、システム的に管理する人もいるでしょう。システムによるスケジュール管理をベースとした業務管理方法では、紙の手帳を愛用する人には不向きです。人により得手不得手が分かれてきます。

特に、注意したいのは権威がある人がやっている方法だと、無批判的に取り入れやすい、ということです。というのは、権威のある人の方法がうまくいかないのは、作業環境や要員の配置がその人が仕事をしやすいように組み立てられていて、それがゆえにうまくいっていることが多い、つまり、全体が一つのシステム化しており、部分だけ切り出してもうまくいかないことが実は多かったりします。

じゃあ、そういった、人が提唱しているシステムをどうやって自分に活かすのか、というと、とはいえ、まずはやってみましょ。やってみて、それがすごい効率的だったらそのままやればいいです。

とはいえ、なかなか、そうはならない。前述した通り、やっぱり人が違えば効果が異なるからです。行き詰まったら、なぜ、うまくいかないか原因を分析してみる。よくやりがちなのが、自分が怠惰だから、とか、自分がきちんと理解していないから、と自分側に原因を求めることが多いのです。が、そうではなくて、実は方法が自分にあっていないということが多い。

例えば、とある人に紹介されたタスク管理で、ぼくがそれを真似してもあまりうまくいかない、ということがありました。よくよく、考えるとその人はフリーランスなので午前中は自宅にいて一つずつタスクを片付けることができるけど、ぼくは勤め人なのでしょっちゅう周りから声をかけられたりして、都度都度一つのタスクが中断してしまうので、うまくいかない、という事例がありました。これなんかは、そのやり方がその人にはあってぼくには合わなかったということです。

できない場合は、完璧にパクろうとするのではなく、部分だけでもいいので、使ってみる。上述したタスク管理方法、ぼくの方ではその人のやっていることを100％模倣できているわけではないのですが、とはいえ、その機能をある程度は使ってタスク管理しています。結構、このツールは便利なので、使えるところだけは使おうということです。

それでもできない場合は、勇気を出してその方法を捨てる。方法については、合う、合わないがあるので、合わないものについてはすっぱりと諦めることも必要です。大丈夫。世の中には、たくさん、方法やツールはあるので、その中から自分に合うものを見出していけばいいでしょう。

こうやって、色々な業務管理方法等等を学び、それを少しずつカスタマイズしながら、取り入れていき、徐々に自分だけの体系を作れれば、業務効率化は格段に進歩します。それをうまく一般化できれば、他の人にも展開できることでしょう。