商品、サービスを提供する場合には定型的なサービスを提供する、ということの他に、定型的ではなく都度都度サービスの内容を合意し見積もりを出している、ということもあろうかと思います。コンサルティング的なこと、プロジェクト的なことがこれにあたるでしょう。この場合、当初の想定や見積もりをどこまでこだわるべきか、考えてみました。

当初の見積もり、想定は固執しない

当初の見積もり、想定はこだわりすぎないことが大切です。プロジェクトが進んでくると、お客さんからは当初から想定していた以外のことについても要求してくることがあります。その場合、どこまでそれを拒否すべきかということが問題となります。

あるべき論、とか、筋論からいえば、当初合意したこと以外はやらない、となります。ただ、これを強烈に推し進めてしまうと、お客さんの気分を害してしまったり、場合によってはかえって非効率な状態になったりすることもあります。そのため、ある程度、これについては弾力的に対応し、全てが全て拒否するこということは避けたほうが無難で、場合によっては弾力的に対応する、ということも必要でしょう。

ある程度は当初の見積もり、想定を意識しておくことは必要

そうかといって、お客さんの意向に振り回されすぎる、と、プロジェクトの遂行、コスト管理には悪影響を及ぼすこともあります。あまり、お客さんの意向が度を越す場合であれば、当初の見積もり、想定を再確認することも必要になるでしょう。また、プロジェクト管理上、当初の見積もり、想定からはずれることを承認を上司から取っておいたり、開披の方法/受け入れる程度を相談しておくと、お客さんからのプレッシャーからある程度自由になれるはずです。

このように当初の見積もり、想定を意識しておき、はずれそうになったら、手を打って必要最小限にとどめる、ということが必要です。

当初の見積もり、想定はあいまいなまま動くこともある

時として、当初の見積もり、想定があいまいなままプロジェクトが進むことがあります。例えば、営業上の理由、時間の制約によるもの、その業務内容に対する経験が薄い場合、等々の場合があるでしょう。この場合、お客さんとプロジェクトチームの間での期待ギャップが大きくなりがちで、お客さんとしては当初の期待が満たされない可能性もあり、色々と注文が多くなる、それに伴いコスト/期間がかさむ、というのもこのケースです。

こういう場合、徐々に徐々に最終のゴールを明確にしていき、そこに誘導するようにコミュニケーションを図っていくことが必要です。

また、プロジェクトに要した費用を随時報告して、それをブレーキとする。もちろん、成果があがらないと責任問題になるので追いかけてきますが、その一方であまり無理をさせすぎたくない、という意識も働くのでその部分を強めていく、ということも必要です。

まとめ

程度問題はあるのですが、プロジェクトの場合、もともと未経験な領域である場合も往々してあるので、こういったことも起こりがちです。なので、ある程度、自分側も弾力的に動くこと、お客さんの期待をうまく調整することが必要です。また、あいまいなまま、プロジェクトが始まる場合には、特に慎重に進めるひつようがあります。