オンラインで打ち合わせをする機会、増えてきました。その時のコツ的なものをいくつかまとめてみました。何か参考になることがあればと。

まず、１番のおすすめは、アジェンダをワードで作ってそれを画面共有しながら話をすることです。そうすると、何を話すのかがわかるようになります。さらに、話をしながら、アジェンダに議事を打ち込んでいくと即席の議事録ができます。そうすると、討議した内容を確認することができ、漏れがないことを会議の場で確認できます。さらに、それを会議が終わったら共有すると議事録の共有までがスムーズに進みます。

それに限らず、画面共有を使いながら資料を用いて説明、というのは、やはりやりやすいです。打ち出して手元、や、自分のPCに落としたものを見ながらだと、同床異夢になりやすい。画面共有だと、強制的に同じものを見るので違うものを見てました、、ということを避けられます。

あとは、雑談をするというのもおすすめです。オンラインの打ち合わせだと、余白がないこともあって、雑談しにくく、どうしてもビジネスライクになりがちです。少し雑談を入れると、グッと距離が近づく、そんな気がします。

通信状況や機材の状況をきちんと確認しておくことがいいでしょう。インターネット環境が不安定だと、著しく、会議の効率を損ねます。通信環境が気になって、会議に専念できなくなります。また、機材、特にウェブカメラはたまに内蔵されていないPCとかがあるので、注意が必要です。

オンラインでの打ち合わせはかなり便利ですが、落とし穴もあります。そこには気をつけつつ、オンラインでの打ち合わせを行いたいものです。