メールエチケット、色々なところがありますよね。自分なりにも気をつけていることがあります。今回はそんなことをまとめてみました。

一番、大切なことは、送信相手の好みや、送信する相手が属する組織、もしくは自分の属している組織などの規範、及び、自分の好みをバランスさせること。相手や周囲に合わせるところは合わせる、自分流でやれるところは自分流でやる、ということです。

大切なのは、相手の好みです。文章の長さ、返信のタイミング、そういったことはできる限り尊重することは大切です。例えば、返信も相手がすぐ返す人であれば、自分もすぐ返しますし、時間を置いたほうが好む人の場合は同じくらい時間をおくということもあります。

例えば、CCひとつとってもそうですよね。今の組織にいる場合は、ぼく自身はあまりCCを入れたことはありません。ですが、前職では、自分の大ボスから直属の上司、同僚、等々、できる限りたくさんの人をCCに入れてきました。このように、属している組織でもやり方が違うのでそこに合わせる。

とはいえ、一般論的なこともあるので、そんなことも書いていきます。

返信はクイックレスポンスが望まれます。受け取ったらすぐに返す、ということが理想です。遅くとも、２４時間以内には何かは返しておきたい。調査や資料作成が必要な場合は、いったん受け取った旨とどの程度で返せるか、というおおよその目安は返しておけば、基本的には大丈夫です。ただ、急ぎな場合は、「もっと早く」と言われることもあるので、その時は早めに返してあげましょう。あと、目安のタイミングよりさらに遅れる場合は、少なくとも一報は入れて、できればある程度詳細な理由を記載するといいでしょう。

あとは、CC。これも誰を入れて、誰を入れないか、というのは熟慮が必要です。さっきの例に挙げた通り、組織風土によってもどこまで範囲に入れるかは変わってきます。個人的にはCCは必要最小限にするべき、と思いますけどね。あと、いったん往復に入ったメールのCCは基本的に追加も削除もしない、ということです。する場合には、何らかの理由が必要になるでしょう。あと、CCで入っている場合でも自分自身はできる限り目を通し、CCが入れている人は見ていない可能性がある、ということは認識することは必要です。たまに、「CCで入れたじゃないですか〜」と逆ギレする人がいるのですが、これはCCに入っている人に対して要求しすぎだと思います。

細かい話ですが、メールを入れた後すぐ電話するのはどうか、と思います。確かに、メール入れた後で電話をする、というのは、「絶対このことを相手に伝えたい」や「補足説明を加えてきちんと理解してほしい」という観点からは有効です。ただ、メールは都合がいいときによめる、、という読み手に優しいメディアなので、直後に電話を入れることによってそのよさがなくなってしまう。

メールのやりとりは「承知しました」とか、「ありがとうございます」という、確認事項がないことを表すメールで締める、と、受け取ったほうは安心感があります。例えば、打ち合わせについて7月18日午後と、7月19日の午後、どちらがいいですか、と聞いて、7月19日の午後でお願いします、とかえった場合。これでも、7月１9日の午後に打ち合わせがあることはわかります。ただ、メールを見ていない、という不安を与えることもあるので、最初の送信者は、承知いたしました、と返すと丁寧かな。もちろん、人によっては、自分から送信することを最後にする、という人もありますが、個人的にはそこまでしなくてもいいかなとも。

あとは、文章の書き方ですが、誤解がない文章を書く、ということが大切です。たとえば、時間の呼び方ひとつでも、明日、と書くより、7月11日、とか具体的な日をかく、とか。あとは、曖昧な文章はできる限り避ける、論理を明快にする、ということでしょうかね。ただ、正確に物事を伝えようとすればするほど、メールの文章が長くなるので注意が必要です。

長くなりました。多分、まだまだ、気をつけるべきことはあろうかと思いますがこの辺で筆を置きます。こちら参考にしながらメールの書き方を練っていただければと思います。