プロジェクトを進めている際に定期的に会議を持つことがあります。この会議を定例会議や進捗報告会議、と言ったりするのですが、この会議の意義と進め方について考えてみます。

定例会議の意義

定例会議では、各担当者、関係者からプロジェクトにおける各タスクの進捗報告及びその内容が議論されます。これにより、プロジェクトの進捗状況を関係者で共有することができます。特に、遅れているタスクがある場合に、これについて内容や対策を協議する、ということもあります。

また、タスクにおいて成果物のドラフトを共有して、その内容について討議、その後の方向性を決めるのも必要な手続きです。プロジェクトの方向性を確認、補正するのもこの会議の大きな役割です。

定例会議を一区切りとして、タスクを進めるので、タスクを円滑にするためのペースメーカーとなり、タスクの進捗に弾みがつきます。

定例会の参加者

定例会の参加者は討議/決断ができる、少人数で行うことが望まれます。これは、人数が多いと、討議に参加せずにただ聞いているだけの人間が発生してしまいます。内容を把握させるために同席させる、という考え方もあります。ただ、討議しない人数が多いのであれば、議事録等の作成 / 配布で定例会の内容の共有を図る、というのも一つの方法だと思います。

とはいえ、必要な参加者がいないことには、議論が進みません。少なくとも、進捗や成果物の詳細について説明できる人間（必ずしも、作成者でなくてもかまわない）とそもそも、情報の共有がなされません。また、ある程度の決断ができる人が会議が情報共有だけで終わり、方向性の決定ができなくなります。お客さんと行うミーティングであれば、お客さん側が2人～3人、自分のサイドが2人～3人くらいかなと。

また、職階や人数によって、会議を分ける、例えば実務担当の会議とか、ある程度上位の責任者を含める会議、プロジェクト担当者全体が参加する会議、等々目的によって分けるというのもよくあります。

定例会の頻度

頻度は、状況によって決まります。頻度が多すぎると、会議準備、会議の開催に追われてしまい、本来的なプロジェクト/タスクの進捗が遅くなる可能性があります。とはいえ、あまり頻度が少ないと、進捗が遅れる、プロジェクトの方向性がずれる、といった場合に手を打つのが遅くなってしまいます。そのバランスをとっていくことが必要となります。

また、定例会の参加者/内容に応じて、頻度が変わります。実務者レベルの会議では頻度は多くなり、上位の責任者があつまる、全体の関係者が集まる、といった場合は、頻度は少なくなります。

感覚的には、実務者会議が1週間単位、上位者がでてきたり、人数が多くなる場合は1か月単位くらい、、、かなと。

まとめ

定例会、進捗、方向性を確認、討議するための大事な場です。参加者、頻度は状況に応じて決まりますが、実務レベルはそれなりに頻繁に、上位者を交えたりする場合は、ある程度の幅を持って設定するのが望まれます。