仕事をしていると会議の議事録を取ることをもとめられることがあります。私が議事録を取る時に留意していることを紹介します。

決定事項は落とさない

議事録で最も大切なことは、その会議でなにが決定されたか書く、ということです。大概会議はなにかを決めるために行うことが多く、その目的である決定事項ということは落としてはいけません。例えば、パーティーの企画を立てる、という会議だったら、パーティーの企画の内容、会日、場所、等々を記載します。

ブレインストーミングの会議であればアイデアのみを出す、ということもあると思います。その場合は、目的であるアイデアの一覧を議事録として作ることはありえます。

明確な決定事項がない会議もなくはないです。ただ、その場合は会議の開催そのものを考える必要があるかもしれません。情報の共有であれば、メールベースでも大丈夫ですので。

フォローアップも書く

決定事項に合わせて、今後のTo Do を書きます。これにより、参加者それぞれが今後すべきことが明確になります。それにそって参加者が行動を起こしていくことになります。パーティーの例でいえば、会日の告知、場所の予約、具体的内容のアレンジがTo Do itemとして上がることになるので、それぞれの担当者が対応していくことになります。

なお、この手の会議は一回で終わることは少ないため、次の会議の時には、前回のTo Doの進捗状況を確認するといいでしょう。そうすることにより、To Do に対応させるように仕向けることができます。

基本的事項ももれなく書く

基本的事項も書いておきましょう。例えば、日付、時間、場所、出席者、会議名称は入れておきましょう。これらの情報がないとどの会議の議事録なのか特定できなくなってしまいます。当たり前のようですが、これらの事項は抜け落ちってしまっていることも多いようです。

その他の事項

その他の事項は会議や議事録の目的によって対応します。議事詳細、発言内容を細かく書いたほうが、会議の様子を把握するという観点からは望ましいです。ただ、書くときの負担感や発言が後に残るのが嫌な人もいるので、その場合はあまり詳細に書かないことも考えられます。

まとめ

議事録は、会議の成果物である決定事項及びそれに伴うTo Do は落とさないようにしましょう。後は、会議を特定するための情報を盛り込んでおきましょう。その他はTPOに合わせて、という感じです。