一つのプロジェクトを持っていると、多くの質問事項が出てきます。それをどのように管理するか考えてみました。

メールだと管理が難しい

たくさんの質問が飛び交う場合には、メールによる管理は難しいです。というのは、メールだと1件1件異なってきます。また、件名のつけ方も人によりまちまちであるため検索可能性が落ちてきます。また、メールでのやりとりだと、受けていた質問や依頼について見落としてしまう可能性があります。また、後日、質問のやり取り等をふりかえりたい場合、どこにその質問があるか探すことが困難となります。

質問票による管理

そこで、このようなメールによる管理を質問票による管理に返るといいでしょう。具体的にはエクセルで一覧表を作成して管理します。別にワードでもいいのですが、エクセルのほうが操作性がよく、作表は楽です。ここに、質問事項、依頼事項を書いて別の列にそれに対する回答を書きます。連番管理をして、関連する質問はそこに紐づくようにするとわかりやすいです。

このように質問票を作成することにより、質問の重複や対応の漏れを防ぐことができます。また、このシート一つで質問事項がまとまるので、後での検索が容易となります。

質問票による管理の難点とその対応方法

この方法は質問票の更新に手間がかかることが難点です。また、片方の当事者がメールでばんばん質問を送付してくると、もう片方はその質問をとりまとめないといけないため、負担が大きくなります。これと関連して、複数の質問票が飛び交うようになると、それぞれの同期をとらないといけなくなるため、これまた大変です。また、質問票自体が成果物となり上長のレビュー対象となった場合、レビューが遅れることにより質問の流れが止まってしまうケースがあります。このように質問票による管理は難しいケースが多いのですが、ここを失敗するとメールによる管理に戻ってしまいますので注意が必要です。

対応としては、まず、双方が質問票による管理について合意する必要があります。基本的に、メールによる管理は控える。それと、質問票の更新はまめに行う必要があります。そうでないと、しびれを切らした当事者がメールで質問してきてしまい、それはそれで大変です。また、上長のレビューはある程度は事後としてでも、質問の流れは止めない、ということも肝要かと思います。

まとめ

質問はつい気軽にメールでしてしまいがちです。メールはするのは簡単ですが、量が多くなるとメールボックスの中に散らばってしまい、それを検索するのが大変となります。そのため、質問票による管理にしたほうが、後後を考えると望ましいです。