日常業務、つい漫然とこなしがちです。ですが、順序を意識するといいのかな、、と最近思うようになりました。今回はそんなことをば。

まず、その日にやっておくべき、重要タスクを一つ決めます。それは、時間的な優先度が高い、とか、難易度が高い、とか、今まで先送りを重ねている、とか。それをとにかく、ひと段落させてしまう。終わりきればいいのですが、終わりきらない場合もあっても、大丈夫です。それができると、結構、充足感があったりもします。

逆に、朝一とか、特に休み明けにしたいのが、負担が軽いタスク。経費の精算や稼働時間のとりまとめ、簡単な計算チェックあたりか。負担が軽いタスクから始めるとすんなり業務を開始することができます。

新しいタスクや難しそうなタスクは、早めに、少し手を付けておきます。そうすることにより、そのタスクに対する心理的抵抗感が減るので、次からは先に進めやすくなります。

その日に思いついたタスクは、緊急性が高くない限り、明日に回したほうがいいかも。無理に今日やろうとすると、今日するべきタスクができず、それが後回しになってしまう、ということもあります。あと、タスクのわんこそば状態になり、優先順位を見失いがちになってしまいます。

ただ、お客さんから問い合わせがあったことについては、優先的に対応します。早くレスがあったほうが、先方としてもありがたいと思うから。とはいえ、時間がかかりそうなら、いったん受け取った旨とどのタイミングで回答するかを答えておいて、それに向けて対応する、というのがあります。回答するタイミングはあまりに早くし過ぎると首がしまるし、かといって、ゆっくりしすぎるとお客さまも「えっ」となるので、そのあたりのバランスは気を付けたいところ。

ということで、タスクの順序を考えてみました。順序、どうでもいいようで、結構、効率等々に関わってくるので、きちんと対応できれば、と思います。