前回は、月次のスケジュールの組み立てを考えたので、今回は日次のスケジュール管理を考えてみます。週次は月次と日次をつないでおり、日次から説明したほうがスムーズなので、ここでは日次のスケジュール管理を行います。

日次で使うツールは、エクセルで作っているタスク管理表です。ぼくが作ったのではなく、タスク管理セミナーでもらったツールです。マクロも組み込まれており、なかなか使いやすいです。ただ、時間の計測や見積もりは使いこなせていない、のですが、To Do機能のみを使っています。この使い方だと、Todoistでもいいのですが、使いなれているということもあり、5年以上このタスク管理表を活用しています。

このタスク管理表に、その日に行う、タスクを放り込みます。それを一個、一個、やりやすいものから順にこなしていきます。特に、重要性とかは設定していません。結局、タスク管理に乗る、ということはやることが必要なこと、であるため、やらないのであれば削除、先送りするなら日付を変更すればいいだけだからです。

午前と午後で特に作業に差をつけていません。ただ、外出や打ち合わせは午後に、午前中を事務所作業や一人で黙ってできることに充てられるといいのかな、とは考えています。とはいえ、お客さんの都合もあるので、必ずしもそうはできていないのですが。

使っている、タスク管理表だと毎日やること、毎週やること、毎月やることはフラグをつけておくと、作業実施のチェックをすると、それぞれ、次の日、次の週、次の月に繰り越されるので便利です。なので、定期的にするタスクはフラグをつけて管理しています。

毎日やっているタスクは、朝一でタスクやスケジュールの確認、業務日誌の確認をします。スケジュールは覚えているようで頭から抜けているので、朝一できちんと確認しているようにします。夕方は、自分の業務日誌を付けるとともに、ファイルのバックアップ、次の日のタスクの確認なんかをします。

タスクの先送りや前倒しは適宜行います。苦手なタスクはつい先送りしてしまいます。ただ、タスク管理表に乗せていれば、基本は忘れることはないので、いつかは処理します。忘れることがない、ということが一つの効果です。逆に、今日やるべきことが終われば、明日やるべきタスクに手を付けます。ただ、重たいことはせず、軽めな業務をこなすようにします。

あと、最近意識し始めたことは、「今日発生したタスクは今日行わない」ということです。これは、マニャーナの法則とか、言われています。というのは、今日はすでに予定されているタスクがあるわけです。そこで、今日発生したタスクを今日に突っ込んでしまうと、今日やる予定のタスクの実施に影響を与えてしまいます。とすると、往々にして飛び込んできたタスクの処理に忙殺され、今日やるべきタスクができない、ということになりがちです。また、飛び込んできたときは「うっ」と思いますが、時間を置くと冷静にできたりもします。だからこそ、今日発生したタスクは今日しない、ということが活きてくるわけです。

そんなこといっても、緊急で今日対応しないといけないこともあるんだよ、という向きもあります。それはやむを得ない面もあるのですが、そういうことがないように、先読み、前倒し、等を駆使してできる限り、緊急に対応することを減らす、ということが必要です。