会社員である程度の年季というか経験を積んだ状態になると、色々な人と関わりながら業務を進めるようになります。そうすると、ある程度は相手に合わせる必要はあります。とはいえ、まるっきり相手に合わせるのも、スケジュール管理上は結構大変です。なので、どうやって、自分が主導権を握って業務を進めるか考えてみました。

まずは、各タスクについてそれぞれ全体像をもっておく、ということが大切です。つまり、今、抱えているタスクについて目的や期限を把握し、その中で手順やスケジュール、マイルストンを決めておきます。もちろん、上司やお客さまの意向や一緒に働くスタッフ等の状況も尊重しないといけないません。とはいえ、自分で全体像をもっておくと、軸をもって周囲との調整ができるので、自分としての都合もそこに反映させることができます。軸がないと、お客様や上司に流されて主導権を失いやすくなります。

次には自分から働きかけること。これは、特にアポどりやスケジュールの調整をするときに、こちらから連絡をして、自分にとって都合のいい日程を提示すると、割ととおりやすいです。逆に、いったん先方からスケジュール等を提示されると、それを拒否しにくくはなりますよね。

また、周囲の人々、特に上司やお客さんの動きが遅い場合はちょこちょこ督促をする、ということも大切です。特に忙しい人だと、ついうっかり、とか、手が付けられなくて放置、とか、ありがちなので、そういったことを防ぐ意味でちょこちょこ連絡は必要です。ここは、つい気を遣ってしまうところですが、放置されて後で困るのは自分なので、気を悪くしないような配慮はしつつも督促をかけていく、ということも必要です。

上記とも関連しますが、出来る限り、自分に都合のいいように誘導していく、ということも必要です。例えば、お客さんとの会議の場所、どこに設定していますか？つい、お客さんのほうに行ってしまいがちですが、自分のところに来てもらったほうが、時間管理上はありがたいことも多いですよね。できれば、こちらに来ていただくように誘導する、というほうが望ましいです。もちろん、お客さんとの関係もあるので、できれば、というところにはなるのですが。

というわけで、色々な人がいて、色々なことを言ってくるから、そこを調整しつつも主導権を握ることが大切となります。そのために、全体像を把握するとか、こちらかの働きかけ、督促、自分に有利になるような調整、等々の措置が必要でしょう。