第一報、問題が起こった時にはなるべく早くに連絡する、ということは奨励されていることがあります。確かにその通りですが、注意しなくてはいけないこともあります。今回は、そんなことをば。

まずは、相手を困らせてしまう。言われた方としては、事実だけ言われてもどうしていいかわからないです。問題が発生したことだけがわかり何もできないのであれば、かえって何も知らない方がいい、ということもあります。ですので、問題と対策はセットで報告できるのが望ましいです。

もう一つは、マイナスになってしまう。やっぱり、失敗した、とか、やらかした、とかいう印象を与えてしまいがちです。特に第一報の場合は、報告する方も動揺しているので、言い方を気をつけないと、悪印象を与えてしまいます。逆に、言い訳めかしく聞こえてもやっぱりマイナスなので、悪い印象を与えないように言いたいわけです。

気をつけるべきは、タイムラインを明確に意識する。あっ、と思うのは、思うし、つい、動きたくなる気持ちもわかります。でも、慌ててしまうと、逆に炎上してしまう、ということもあるでしょう。それをこらえて、第一報をいつまでにすべきかを検討する必要がある、ということです。タイムラインを意識し、そこから持ち時間を考えて、持ち時間いっぱいまで、報告の内容やルートを検討することが大切です。

もう一つは、相手との関係性を意識する。上司部下、特に自分が新入社員のようにまだ経験が浅い段階では、速報性が大切になります。逆に専門家として相手と対している場合は、速報性よりは内容を意識して報告することが必要です。

最後に必要なこととして、焦ってはダメで、どんなに時間が無くても、深呼吸ひとつくらいはしてから行動しましょう。

ということで、第一報、大切といえば大切ですが、そればかりに囚われてはだめだ、ということです。