組織にいると、時折、わかりにくい文章、に出会うことがあります。特に部下から上がってきた文章がそんな感じだと上司はがっかりしてしまいますよね。そんなとき、つい、「これ、わかりにくいな～」、「読みにくいな～」、と言ってしまうことがあるでしょう。ただ、もう少し、言い方を考えてあげてください。

一言で切り捨ててはならない

この言葉言われたほうとしては、そうとうに感じが悪いです。それは、そうですよね。だって、自分が苦労して、色々と考えて書いた文章、それに対して、一言で「わかりにくい。」とか、「読みにくい。」と切り捨てられて面白い人がいるわけがありません。

また、そのような言葉だけで、「書き直してみて」、といわれても途方にくれてしまいます。それは、自分はベストだと感じて文章を書いているので、どこをどう変えたらいいのかわからない、ということになってしまいます。もうちょっと伝え方に工夫がいりそうです。

方針を指し示す

とは言え、わかりにくい文章、というのも存在します。それをどう部下に伝えればいいのか。少なくとも、書き方の方針を示してあげてください。書き方の方針を示せば、言われたほうもどう直せばいいのか、ということが腑に落ちると思います。できれば、最初の一部分だけ直して、後は方針を示せるともっといいですね。もちろん、いったん、全部自分で、直して考え方、直し方を提示する、というのもあるでしょう。ただ、これをすると自分に負担がかかるのと部下の育成上はよくないので、できれば少しは考える余地を与えるほうが望ましいですね。

このように、ある程度、方針を伝えると直すほうも対応しやすくなります。

どう伝えるか

あと注意すべきは、伝え方ですね。自分が書いた文章、それはある意味、自分の子供みたいなところがあります。それだけ、文章に対して非難めいたことを言われるのは、受け手として面白くありません。それとともに、書き方には人それぞれの考え方やスタイルがあるので、それは尊重したいところです。

もちろん、プロフェッショナルとしての書き方、組織としての書き方というのもあるので、時にはそれに従わせる必要もあるでしょう。ただ、そういう場合は、相手の想いやスタイルは否定しないような伝え方をすべきです。

まとめ

分かりにくい文章、どうしても存在します。そんな時は、「わかりにくいな～」で切り捨てず、どう修正したほうがいいか、伝えるようにしましょう。また、その際の伝え方についても留意する必要があります。