留学した時に、プロフェッサーに対して依頼する場合、どのようなメールを書くか、ということを学びました。人に物事を頼む時には結構利用できそうなので、ここに備忘的に書いておきます。

背景

いきなり本題に入らず、背景を書きます。具体的には、自分の名前、所属から入り、その後質問をする時の背景を書いていきます。この背景情報があることで受け手はこれからどんな内容が書かれるか予測することができるとともに、回答のポイントがずれることを防げます。

問題点

次に、問題点、つまり、自分がどんなことに悩んでいるか書きます。例えば、回答を見ても理解できない、とか、資料がみつからない、といったことです。ここでは背景からうまくつなげることが大切です。ここがダイレクトに依頼事項につながっていきます。

努力

その問題点について自分がした努力を書きます。例えば、テキストを読んだけどよくわからなかった、図書館で司書の方に聞いたけど資料が見つからなかった、等です。

努力を書かないと、「この人はなにもせずに質問している。」と思われてしまい、これは損です。また、努力を書かないと、自分がすでにしていることがアドバイスされてしまうこともあります。

依頼事項

ここまで書いてようやく依頼事項を書きます。例えば、回答について解説する、とか、資料を紹介してくれ、とかになるでしょう。今までの記述から流れるように依頼事項を書いていきます。

参考例

以下参考例です。

「親愛なるプロフェッサー　Ｋ

私はＸＸの授業をとっている△△です。現在、先日、宿題で出された〇〇にマーケティング戦略についてレポートを作成しているところです。ただし、〇〇のマーケティング戦略について書かれた資料について適切なものが見つかりません。先日、図書館で司書の方にも探していただいたり、大学のＤＢを検索しても見つかりませんでした。もし、資料の探し方等アドバイスいただけると大変に幸いです。」

となります。時間がございましたら、上の文章からそれぞれの構成要素を探してみてください。

まとめ

依頼する文章を書くときは、背景、問題点、努力、依頼事項を書くとスムーズに書けると思います。そうそう、文章を書くときは簡潔になるよう心がけましょう。