メールをしてからすぐ電話をかけてくる、ということあります。例えば、要件や資料だけ送って、電話で補足する、とか。特に、メールだけだと説明が長くなる、とか、相手が気を害する、といったことを防げる効果があります。ですが、そこには落とし穴があるので、ちょっと対策などを。

落とし穴として、必ずしも電話を取れないケース、と言うことがあります。電話が取れずしばらくしてかけ直そうとしているうちにそうできずメールを見てしまったり。そうすると、補足情報なしにメールだけ送られてくるので、読み手としてはわかりにくかったり、カチンときたりします。電話とメールでセットで１つのコミュニケーションにすると、どちらか片方がかけた場合にコミュニケーションが不完全なものになってしまうのです。

もう一つは、メールを読むことを受け手に強制させる、というなってしまいます。メールには、受け手が読むタイミングや返信のタイミングを選べる、というメリットがあります。ですが、電話してしまうとそのタイミングで読まないといけないので、受け手はあまりいい気分はしません。

これを回避するにはいくつかの手段があります。

一つ目は、メールを先にして相手の反応で必要に応じて電話をする、ということがあります。メールにはできる限りきちんと必要十分と考えられる情報を相手に送る。それから、相手の返信がどうも話が通じていなさそう、とか、返信がない、という場合に電話する。感情的にカチンとこさせない、と言うのは、丁寧めに書く、とか、クッション語のサンドイッチをする、という技法である程度は回避できると思います。この方法の欠点は、メールだけで伝え切るというはやっぱり難しい。

あとはまずは電話で話すということもあると思います。電話だと、受け手が感情的になりにくい。電話で概要を話して、詳細や資料をメールで送る、という手もあります。そうすると、送られてくるメールには心の準備ができているのであまりすんなり受け入れられます。電話だとなかなか繋がらない、と言うこともありますが、メールだけ先行する、ということは避けれます。

あとは、開き直る。例えば、緊急の要件なので、カチンとくるかもしれないけど、とにかく、メール＆電話でできる限り早くコミュニケーションを取れるようにする。もしくは、キャラにしてしまう。「この人はこういう人なんだ」とか、「この人は忙しいので仕方ないよね」と思われるようにする。とはいえ、これはどうかな、、、。

ということで、メール＋電話について考えてみました。コミュニケーションの方法にはそれぞれメリットとデメリットがあるので、状況や受け手に合わせたコミュニケーションができるといいですね。