会社/組織では会議をすることが多いですよね。会議を開くのはただだ、と思っている人もいるかもしれませんが、そんなことはないですよ。以下では、特に社内会議を前提とします。

参加者の費用

まずは参加者から発生する費用について。会議に開催することによりより必然的に人件費がかかります。例えば、参加者が１０人、１時間当たりの人件費が10,000円、で２時間の会議を持てば10人×10,000円x2時間で200,000円がかかってしまいます。会議を開くためには集まらないといけない、ということもあり、その場合はさらにコストがかかります。会議に開催する、ということは必然的に人件費がかかります。

会議室

会議を開くには通常会議室を使います。会議を開けば開くほど会議室が必要となります。事業の内容や会社の風土によっては、オープンスペースやカフェですることもできるかもしれません。でも、機密性の高い情報を扱う場合は、カフェというわけにもいかず、オープンスペースでミーティングされるとうるさかったりもしますよね。会議室を持てば、その分、オフィスの面積が広くなり賃料がかかってしまいます。

会議準備

会議の準備、これにも費用がかかります。会議の前には事前にアジェンダを設定し、会議資料を作り、会議室の予約、参加者への通知、というあらゆる仕事があります。根回しなんかもしないといけないときには、もう面倒ですよね。。会議がフォーマルになればなるほど、こういったコストがかかってしまいます。インフォーマルなブレストであれば、大したことはないのですが。

まとめ～会議にかかるコストを認識しよう

会議、気軽に開催されることが多いのですが、実はこういったコストがかかってしまいます。会議を開く目的や便益とこれらのコストを比較することにより、効率的な会議設定をしたいものですね。