対面を除くと、ビジネス上のコミュニケーションは電話、メールが主かと思います。徐々にオンラインも出ていると思うし、人によってはオンラインが主なのですが、ぼくはメールか電話のどちらかが多いです。自分の好みはメールなので、どうやって電話ではなくメールを中心に持って来れるか考えてみました。

メールの良さは自分が好きな時に見ることができること。電話だとこちらの都合に構わず電話がかかって来るのでその度に注意が切れてしまいます。特に、携帯電話を持つと、外出してもかかってきて、その都度、集中力が奪われます。こちらからかけるだんでも、出てくれないとイラッとすることもあり、電話というものについては不便だな、、と感じることありますよね。

とはいえ、今まで電話連絡だった人に対して、いきなり、「連絡はメールで」と言っても困る人も出てくるはず。ITとかメールとか苦手な人は結構苦手ですしね。

まずは、相手を見て、この人はメールが得意か電話が得意か、それとなく探る、という手があります。それは、年齢や所属で違って、一般に年齢が若い人や規模が比較的大きい企業に勤めているとメールに慣れている、という特徴があります。それとか、平日にお勤めがある人なんかは、電話だと出れない時もあるので、メールの方がありがたい、ということもあるでしょう。その辺を見て、この人はメールでも大丈夫かな、、ということを判断していきます。

それが分かれば、切り出し方。例えば、平日仕事の人は、「メールの方が楽ですかね」と聞いてみる。あまり大声で話にくい場合は、「この話はメールにしますね。」と言って、徐々にメールでのコミュニケーションを増やす。ということになります。

メールのやりとりができるようになった後の注意点は２つ。できる限りわかりやすい文章で書く、ということと、スピーティーに返信するということです。わかりにくいと、結局、電話してきてしまうし、返信が遅れると相手も業を煮やして電話してきます。なので、この辺りは気をつけたい。

個人的に、メールのエチケットとすべきと思うのは、「メールしたことを電話しない」ことかな、、と思います。ファックスじゃあるまいし、「メールを送ったから」といちいち電話して来なくてもいいよ、と思います。これだと、メールの「いつでも見れる」というメリットが減じてしまうので。ただ、メール慣れていない人は、こういうこともしてしまいますが、そこは大目に見て、自分からはしないというとは大切かな〜、と考えます。

もちろん、電話で連絡したことがいいこともありますので、メールに固執しない、ということも大切。うまく使い分けて、スムーズなコミュニケーションをしたいものですね。