同じタイミングで同じような手続きをたくさんの対象に対してする、ということときおりあるかと思います。そういう時の管理、結構、大変ですよね。そういう時に役立つのがコントロールシートなのです。。

コントロールシートは、上述したように「 同じタイミングで同じような手続きをたくさんの対象に対してする 」際の進捗管理のために使うツールです。

ぼくが初めてコントロールシートを目にしたのは、監査法人に入所したとき。財務諸表監査をする際には、残高確認という手続きを必ずするのですが、その確認状を結構たくさんの先に送ります。その時に進捗管理に使ったのがコントロールシート。

縦軸を発送先、横軸を状況を書きます。そして、発送した日、到着した日、再発送した場合はその日、一致しているかどうか、とうとうのマスがあるので、各発送先ごとに進捗状況に応じてマスに達成した日を書き込んでいきます。

これがあると、残高確認状の発送や到着の状況が一覧でわかるため、進捗管理には非常に有効です。これをエクセルで作り、チームでファイルを共有すれば、誰しもが進捗がわかり、非常に便利です。

今は、このコントロールシートを年末調整や確定申告の進捗管理に使っています。確定申告の場合、ぼくも20年程度の顧客を担当しているので、各顧客を縦軸にとり、各マイルストーン、例えば、資料の依頼、資料の受領、記帳の依頼、受領、申告書の作成、納税額の報告、データの保存、を横軸にとっています。そこで、このお客さんは資料をもらった、とか、記帳が終わったな、、とか、書きこんでいきます。そして、少しひと段落したときに進捗、とくにやり漏れ等がないことを確認しているわけです。

このコントロールシート、簡単ですが結構強力な進捗管理ツールです。もし、よければ是非活用してみてください。