仕事をしていると、レポートやら資料やらの作成を依頼されることが多いですよね。これらの文書をうまくつくることはオフィスワーカーとして必須のスキルとなります。こちらの上達方法を少しまとめてみました。

質、スピードのバランスと向上

質とスピード、それぞれが大切です。質とスピード、どちらかを追求すると、どちらかが犠牲になる、そんなところがあります。そこは、ケースバイケースで対応することになるでしょう。一般的には、タイムラインが決まれば、必要とされるスピードのほうは明確になります。そのため、タイムラインに合わせて質を調整していくことになるでしょう。

とはいえ、お客さんであり、上司であるものは質とスピードの両方を求めてきます。これは、自分の実力や能力をあげないといけないので、一朝一夕にできるものはありません。ただ、意識としては、徐々に質とスピードを上げていく、ということを意識するといいでしょう。

真似をする

身の周りに上司や同僚でこういった資料を手早くいいものを作れる人、いませんか？そういうひとの真似をする、といいでしょう。真似をする対象は、言い回しや表現、デザインといった直接資料を構成するもの、及び、資料の作り方、構成の仕方といった形のないもの、ありとあらゆるものを真似をするといいでしょう。

もちろん、類似の案件に関する資料やレポートがあれば、それを参考にして、修正や改善が必要なところをアップデートしていく、というのも簡単でいいものが作れますよね。

上司が直した部分を理解する

自分が作成した資料やレポートを上司がレビューしてコメントしたり、直したりすることもあるでしょう。そういった場合、コメントの趣旨や、直したところの理由や背景はきちんと理解しておきましょう。上司が直した、もちろんその人の趣味である場合もあるし、明確に方針を持っている場合もあります。それとともに、自分の弱いところでもあるので、その部分の背景や理由を把握し、次の資料作成に生かしていくようにするといいでしょう。

第３者的に見る

いったん、自分が作成したものを第３者的に見てみる、ということが必要です。特に、どういったところに疑問を持ちそうか、どういった突っ込みをしてきそうか、という観点で見直します。同じようなレポートでもお客さんによっても出し方によっても突っ込みどころは変わってきます。

例えば、英語を正として日本語訳として出す場合と、日本語のみの文書を出す場合では、同じ英文を素材としていてもまとめ方が変わってきます。前者のほうは、より直訳に、つまり英語と日本語を両方だしているのでそれが食い違っているとそこを突かれるので、書き方が離れないように注意します。他方、日本語の身の場合は、英語を出さないこともあり、より意訳したり時には削除したりします。英文はださないので、そことの整合性をあまり意識せず日本語で読んで読みやすい文章を意識します。これも、第３者から突っ込むという点からはこういった点も注意が必要です。

まとめ

上達、なかなか大変ですが、上にあげたようなことを参考にしつつ、取り組んでみてください。