メールを書くとき、内容の記載についてどのくらい気を付けていますか。メールだけでは、なかなか、伝わらないこともあるものです。

これでわかるだろう、、とは限らない

メールを出す側、というのはこのくらいの記述でわかってくれるだろう、という形でメールを出してしまいがちです。実際、受け取ったほうでは、これではわからないよ。。となる可能性があります。

書いているほうは、自分では自明のことを書いているので、端折って書いてしまいがいちです。他方、読んでいるほうは、書いている人より情報をもっていないため、書き手が伝えたいことだけかいても読み手には伝わらない可能性があります。伝わらないと、無視されたり、読み手の感情を悪化させたりすることもあるので、注意が必要です。

そのため、書き手として、読み手がメール受け取ったときにメールだけで内容がわかるのか、ということに留意し、必要に応じて背景や前提と追記する、ということを気を付けることが必要です。

きちんと書こうとすると

では、きちんと書けば、いいのか、ということがあります。確かに、読み手に考慮し、必要に応じて補足を入れながら説明すると理解をすることが容易になります。その一方で、色々と考えながら書くことにより、どうしてもメールの作成に時間を要してしまいます。また、どんなに心を砕いて書いたとしても、メールだけで伝わるとは限りません。そのため、いつも丁寧にメールを書いていればいい、ということにはならないでしょう。

人によって書き方を変える

まずは、人によって丁寧さを変えていく、ということがあります。例えば、仕事関係だったら丁寧に書き、プライベートではざっくりと。仕事の中でも、お客さんと社内は丁寧度を変える、ということも考えられます。

ただ、ざっくりとしたメールだと内容が伝わらない、ということもあるので、そのフォローは考えておく。もしくは丁寧に書き過ぎているような場合もあるので、そこまで書かなくていいのかもしれない、ということを常時考えておく必要があります。

他のコミュニケーション手段を併用する

または、メールだけに頼らずに、他のコミュニケーション手段を利用する。例えば、メールは本当に依頼事項だけ書いておいて、すぐに口頭、もしくは、電話でフォローする。もしくは、見たら電話するようにメールに書いておく、ということがあります。そうすると、メールは延々と書かなくても、必要な情報を伝えることができるようになるでしょう。

ただ、電話は電話でデメリットもあるところなので、なんでもかんでも電話をすれば、いいのではなく、あくまでも使い分けが必要となります。

まとめ

このくらいでわかるだろう、、といって安易にメールを送付してしまうと、内容が伝わらない可能性があります。さりとて、いつもいつも丁寧に書けばいい、というわけでもないため、状況や手段を適宜選択してコミュニケートする必要があります。