先日は、議事録の記載内容についてまとめてみました。今回は、議事録をどのようにとるか、ということについてまとめます。

事前に記載できるところは書いておく

会議について事前に分かっていることはあらかじめ書いておきましょう。例えば、日時、場所、参加者、議題、といったものは会議前にはある程度わかっております。そのため、このような情報をあらかじめ議事録に書いておくとその後の議事録とりが効率的に進みます。

議事録を取る人を決めておく

ある程度規模が大きく公式な会議で詳細に議事録を取る場合は、あらかじめ、議事録を取る人を決めておきます。この場合、会議の議長とは別の人にしておくこと望まれます。というのは、議長は議事運営をしないといけないので議事録を会議中にとることは困難だからです。

まあ、小さな会議であれば、議長が会議が終わった後に、略式で議事録をまとめて配布する、としても大丈夫ではあります。

ＰＣでとる

議事録を取る場合、可能であれば会議中PCにそのまま議事内容を打ち込んでいくといいでしょう。そうすると、会議が終わった段階で議事録がほぼ完成しております。後は、会議後に若干の修正をすると議事録ができるはずです。

会議後すぐに配布する

会議が終わったらすぐに議事録を配布します。時間がたってしまうと、記憶があいまいになり、議事内容について紛争が起きやすくなります。また、フォローアップについても、早めにとりかかることができます。

そのためにも、会議後は少し時間を取って議事録の作成/配布をすることも有用です。

まとめ

議事録はとにかく早くとり、早く配布することが必要です。