イベントを開催するときに、幹事をすることがあるかと思います。人が集まらない、ということもあるかと思いますが、その時の留意点についてまとめてみました。

なるべくキャンセルしない

人が集まらないとキャンセルしたくなりますが、極力キャンセルは避けるべきです。何人かの人は申し込んでくれているので、その人はイベントがキャンセルされると多分あまりいい気分はしないでしょう。自分もイベントをキャンセルしたことはなくはないのですが、そのとき参加をするって言ってくれた方のその後の参加率は減っているような気がします。そのため、多少参加人数が少ない、といってもキャンセルすることは避けるべきです。

どうしても人が集まらないとまずい、、という場合はあらかじめ最少履行人数を設定してそれに達しないときにやめる、ということもありえます。

無理やり人を集めない

人が集まらないとあせってしまい、つい、無理に人を集めようとしがちです。例えば、「このイベントには人がいないので来てくれ。」とか、「なんで来ないんだよ！」と言いたくなります。ただ、そうやって人を呼んだ場合、やらされ感、頼まれ仕事といったことになるため、来た人の満足感は低くなりがちです。なので、無理に誘わないほうがいいでしょう。

個別に誘うのはそれなりに効果はありますが、テイストとしては「こんなイベントがあるので、興味があったらお越しください。」といったライトな感じなものがベターです。

正直に伝える

人の集まりが悪い場合、時として事前に伝えることが大切です。これは、絶対ではなく参加者の特性によります。例えば、遠くからご来場いただける場合は、遠くから来てにもかかわらずこの人数かよ、、となることもあるので、そういう場合は事前に伝えておきましょう。

ただ、人の集まりが悪いことを伝えてしまうと、連鎖的に人が来なくなることもあるので、誰にどう伝えるかは吟味したほうがいいでしょう。

まとめ

人の集まりが悪いと、投げやりになったり、無理をしたくなりがちです。その場合、まずくすると今後のイベント運営に悪影響を与えます。イベントは今回一回だけではないはずなので、人が来ない場合であっても粛々と進めるようにしましょう。もちろん、適切な集客を行うことは大切なことは言うまでもありません。