身の回り、気を付けないとどんどん散らかっていきます。オフィスワーカーであれば紙、読書家であれば本、パソコンで仕事をしている人は電子ファイル、といった感じでどんどん溜まっていってしまいますよね。この整理法を記してみることにしました。

紙の処理

仕事をする際にやはり紙はよく使ってしまいます。特にレポートをじっくり読んだり、資料を校正したり、お客さんとのミーティングに備えたりする場合は、紙に打ち出したほうが効率的です。ですが、これをほっておくとどんどん紙が溜まってしまいます。

これをどうするか、時間を見つけて処理しています。まず、同じプロジェクト関連でまとめてファイルに綴じておきます。そうすると、違うプロジェクトの資料が混ざり込むことを防ぐことができます。そして、定期的に綴じたファイルを見て不要なものはどんどん捨てていきます。どうしても、とっておく必要があるものは、PDF化してデータベースに保存するようにします。そうして、紙の量が一定量を超えないようにします。

もちろん、紙を打ち出さないのにこしたことはありません。ただ、仕事の状況やワークスタイルによってはどうしても、紙でみないといけないケースもあるので、このような処理が必要です。

本の整理

読書を好むひとならば、本の処理に頭を抱えることでしょう。読みたい本があるとどんどん買ってしまい、その結果、本棚があふれてしまう、ということもあります。

まず、おける場所を制限する。本棚のスペースをあらかじめ決めておきます。そして、買った本はそこに収納していくことにします。次に、本棚に入りきらなくなった時点で本を処分する。これは、休日に１時間～２時間くらいとっている本、いらない本を峻別していきます。そして、峻別ができた時点で、不要な本は段ボールに詰めてブックオフで買い取りに来てもらいます。１回で処分する量は20～30冊なので、宅配買取をしてくれます。

もちろん、kindleやPDF化すれば効率的に本の処分等ができるかな、とも思いますが、そこまでは仕切れていません。

電子ファイル

パソコンで仕事をする人、どんどんファイルができていきます。そうすると、たくさんファイルがありすぎてデスクトップがぐちゃぐちゃになってしまう場合があります。

そこで、私はフォルダ分けをしています。一番気を付けていることは、作成しているファイル、と、できあがったファイルの峻別です。作成しているファイルはそれ専用のフォルダにおいておきます。そして、定期的に作成しているファイルのフォルダを見て、もう完成していて更新する見込みがないものは保管用のフォルダにしまっておきます。保管用フォルダ、もちろんある程度フォルダ分けはしていますが、あまりしすぎないことが大切でしょう。階層を深くしすぎるとかえってファイルが見つけにくくなっていしまいます。だいたい、フォルダの階層は２階層くらいかな。仕事の場合だと、クライアント別、プロジェクト別、くらいでしか分けていません。

まとめ

紙、本、ファイル、ほっておくとどんどん増殖してしまいます。それを整理するためには、(1) 置く場所を決める、(2) 容量を制限する、(3) 定期的に整理、処分する、ということが大切です。特に電子ファイル以外であれば、場所をとるのでどこかで勇気を出して処分する、ということが必要でしょう。

今のところ、Kindleや自炊はしていないので、そういったIT機器の活用も図っていきたいところではあります。