仕事がらe-mailを利用する方も多いでしょう。ここで、私なりのメールとの付き合い方を書いておきます。

返事は早めに

相手から来たメールはなるべく早く返信しましょう。あまりにも時間を置くと、相手がいらいらして気分を害してしまいます。もちろん、検討することに時間を要する内容のものもありますが、そういった場合であっても、最低限、受け取った旨は返しておくことが大切です。この場合、いつ頃本格的な返信時期を書いておくとなおよいでしょう。できれば、その日のうちか、遅い時間にメールを受け取った場合には翌朝早々には返しておきたいところです。

CCは最小限に

仕事がら色々な人にCCを入れる機会も多いでしょう。ですが、できれば、不必要にCCを落とさないほうがいい。というのは、CCを受ける側としては、不必要なメールがCCで入ってきても注意しなくてはいけないので、それなりに負担になります。もちろん、社内ルールで上長には必ず入れない、という場合もあるでしょうがなるべくCCはしないほうがいいでしょう。

ある程度ひとまとめに

メール、来た都度、来た都度処理するとその分、集中力が途切れてしまいます。そのため、ある程度時間を決めてメールをチェックするほうが望ましいです。頻度は仕事や状況によるのですが、私の場合は、朝一でメールチェックしたら午前中はメールチェックしない、資料作成とかをしている場合はそれに一区切りついた時点でメールチェックをする、というようにして、ひとまとまりのタスクにはできる限り専念するようにしています。

まとめ

現代では必須のコミュニケーションツールとなったメール。うまく使いこなして、効率的にビジネスを行いましょう。